Audits et CAPA #

Objectif et accès #

Dans Paramètres → Journal d’audit → Programme & CAPA, les équipes d’assurance planifient un programme annuel, des missions et leurs constats. Les opérations suivent les rôles d’audit et d’administration.

Programme et mission #

Créez le programme, puis une mission avec périmètre, équipe, auditeur principal, dates et déclaration d’indépendance. Finalisez le rapport après collecte des preuves.

Constats et CAPA #

Un constat est observation, opportunité, non-conformité mineure ou majeure. Il porte responsable, échéance et preuves. La CAPA documente cause racine, correction, action corrective et préventive.

Revue et clôture #

Une personne distincte du responsable juge l’efficacité. Une décision inefficace rouvre l’action ; la clôture n’est permise qu’après les informations obligatoires.

Roadmap #

<span class="badge-status planned">Prévu</span> Les liens explicites bidirectionnels entre non-conformités et plans d’action ne sont pas encore livrés.

Prérequis et responsabilités #

Créez les périmètres et utilisateurs avant le programme. Le propriétaire pilote la couverture annuelle ; l’auditeur principal conduit la mission ; les membres collectent les preuves ; le responsable du constat traite l’écart. La revue d’efficacité doit être réalisée par une personne différente du responsable.

Programme annuel #

Commencez en brouillon, recensez les domaines à auditer puis faites approuver le programme avant activation. L’archivage conserve missions et constats.

Créer une mission #

1. Ouvrez le programme concerné.
2. Définissez titre et périmètre.
3. Sélectionnez auditeur principal et équipe dans le tenant.
4. Saisissez dates de début et de fin.
5. Documentez la déclaration d’indépendance.
6. Passez de Planifiée à En cours au démarrage.
7. Ajoutez constats et références de preuves.
8. Renseignez la référence du rapport final avant achèvement.

Les statuts sont Planifiée, En cours, Revue du rapport, Terminée ou Annulée. Une mission annulée doit conserver sa justification dans le dossier d’audit.

Qualifier un constat #

Le constat contient titre, description factuelle, preuves, responsable et échéance. Évitez les formulations accusatoires : décrivez critère, situation observée et écart.

Workflow CAPA #

1. Analyse : identifier la cause racine, pas seulement le symptôme.
2. Correction : traiter immédiatement l’effet observé.
3. Action corrective : empêcher la récurrence.
4. Action préventive : réduire un risque analogue lorsque pertinent.
5. Preuves : démontrer mise en œuvre et résultat.
6. Revue d’efficacité : une personne indépendante conclut.
7. Clôture : seulement si les informations requises sont complètes.

Les statuts couvrent Ouvert, Analyse, Action en cours, Revue d’efficacité, Clos et Rejeté. Une revue inefficace remet le constat dans le flux de traitement.

Tableau de bord et filtres #

Utilisez le dashboard pour suivre missions par état, constats ouverts, échéances et revues en attente. Filtrez par programme, période, périmètre, type, statut ou responsable lorsque disponible.

Contrôles avant clôture #

• rapport final référencé ;
• preuves accessibles ;
• cause racine documentée ;
• correction et action corrective distinctes ;
• échéance respectée ou retard justifié ;
• validateur d’efficacité différent du responsable ;
• conclusion d’efficacité explicite.

Erreurs fréquentes #

Une personne absente du sélecteur peut être inactive ou hors tenant. Une clôture refusée indique généralement un champ CAPA ou une séparation des rôles manquante. Ne transformez pas une observation en non-conformité uniquement pour forcer une action.

Exemple #

Une revue révèle que les comptes de prestataires ne sont pas désactivés à la fin des contrats. La correction désactive les comptes identifiés ; la cause racine montre l’absence de notification RH/Achats ; l’action corrective automatise le signalement et une revue indépendante vérifie trois départs ultérieurs.

Actions correctives liées #

Un constat d’audit peut être relié à plusieurs plans d’action, et une action peut traiter plusieurs constats. La relation est validée dans les deux sens et reste limitée à l’organisation. Le constat conserve son workflow CAPA tandis que les actions portent l’exécution et les preuves.